Come organizzo l’agenda

Dopo un mese di utilizzo e soprattutto di collaudo, ho deciso di scrivere questo post per condividere il mio metodo nella gestione dell’agenda. L’idea nasce anche da una chiaccherata con SkilledAlien (qui) sotto un suo post…
Se vi ricordate, un anno fa circa avevo pubblicato un post dal titolo “Agenda: odi et amo”. Non è cambiata la mia idea in proposito, ho sempre un rapporto conflittuale con questi oggetti…ma ho capito che ne ho bisogno.

Avviso ai naviganti: non troverete washi tape, adesivi, decorazioni & co in questa agenda.

La mia agenda è una Filofax in una versione poco comune. È la Filofax Saffiano Zip, ha la forma di un portafoglio, si chiude completamente con una zip (ma và?) e ha all’interno tasche e taschine di varie forme e dimensioni. Mi piace tantissimo anche il tessuto…(per chi ha presente, è molto simile alle borse MK). Chi si ricorda il mio vecchio post mi dirà che ho cambiato completamente idea, che dicevo di non volere un’agenda del genere, chi disprezza compra e bla bla bla.

Cos’è successo e perché?

Nel corso del 2015 ho girato con due agende in borsa, o meglio, un’agenda propriamente detta, con calendario e rubrica, e un quadernino. Sulla prima scrivevo gli impegni, e i contatti, sul secondo le idee per il blog e altre cose random. Questo per i primi 5 mesi dell’anno. Poi la prima agenda è stata invasa da una miriade di post-it e foglietti con sopra qualsiasi informazione: idee per i regali di Natale, cose da fare in settimana, il menù settimanale, la lista della spesa, idee per i post sul blog, le foto da fare, biglietti da visita…un caos. Inoltre, l’agenda non aveva un sistema di chiusura, un laccetto o altro.
E io lo so che voi pensate che la mia borsa sia ordinata come uno schedario, ma vi sbagliate e non sapete quante volte infilando il portafoglio in borsa o i fazzoletti li abbia ritrovati al 25 marzo o al 15 luglio…con conseguenti post-it sulle chiavi, rossetti a Natale e via così!
Quindi per il 2016 volevo un’agenda, UNA SOLA, che si CHIUDESSE perfettamente, che avesse più scomparti e che potesse essere divisa in sezioni. La folgorazione l’ho avuta leggendo questo post di A little trip in Flavia’s world. Lei è patita di agende e quando ho visto questo modello ho capito che era LEI.

agenda

Bando alle ciance: passiamo a vedere come l’ho organizzata. Il formato è compact (usa i fogli formato personal 95 x 171 mm ma ha gli anelli più piccoli. Per prima cosa ho tolto tutti i fogli, e ho tenuto solo quelli che mi servono davvero, non mi importa di sapere tutti i prefissi telefonici del mondo, o le festività del Belize. E nemmeno 40 pagine di rubrica.

Ho creato 5 sezioni: agendablogregalinotespese.
All’inizio ho tenuto una pagina con i dati personali, in cui c’è solo nome, numero di telefono e email. Perché? Perché se perdo/mi rubano la borsa con dentro soldi, chiavi e agenda, meno informazioni ci sono meglio è. Se perdessi l’agenda e qualcuno me la volesse restituire, il telefono e l’indirizzo email saranno più che sufficienti. E poi io lo so dove abito, la targa della mia auto, il mio codice fiscale…L’alternativa è scriverli utilizzando un codice che comprendete solo voi, ma questa è un’altra storia.
Come nella vecchia agenda, nella rubrica cartacea tengo i numeri di telefono degli specialisti e per le emergenze: i contatti di emergenza, i medici, l’idraulico, la proprietaria di casa, l’elettricista… (Ovviamente tutto quello che di personale vedete nelle foto è un esempio)

categorie_agendaSezione agenda: ho optato per la pianificazione settimanale su due pagine. In questo modo aprendo l’agenda vedo sempre tutta la settimana. generalmente mi scrivo solo gli appuntamenti, con i loro dettagli in colori diversi. Nella sezione in alto a sinistra scrivo tutte le cose che devo fare durante la settimana ma che non hanno una posizione specifica nel tempo e sono per lo più attività di routine casalinga.
La legenda grafica e dei colori è personale, uso i riquadri per segnare ferie, trasferte mie o di M., evidenzio in giallo gli appuntamenti di svago (pranzi, cene ecc.), in azzurro gli appuntamenti personali (medico, banca, assicurazione, estetista…), in verde le cose che riguardano la casa (scadenze ecc.), in rosa le attività che riguardano il blog (preparare post, foto…). Le attività che non hanno una scadenza fissa, come lavanderia, ritirare/spedire pacchi, telefonate, uso delle etichette riposizionabili, sempre del colore dedicato alla sezione, oppure le scrivo nella prima sezione libera in alto a sinistra. Una specie di to do list.

settimana_esempio

Sezione blog: qui ho deciso di utilizzare un colore specifico, in questo caso rosa, per tutta la sezione. Preferisco i fogli a quadretti e non a righe, al massimo quelli senza niente. Qui scrivo le idee per i post, le foto da fare, e con un calendario mi sono creata una sorta di programmazione che mi aiuta a vedere quanto ho pubblicato, e su quale macro-argomento. In questo modo riesco a tenere sotto controllo le attività e a garantirvi una certa varietà di contenuti.

...con un piccolo spoiler per i prossimi post!
…con un piccolo spoiler per i prossimi post!

Sezione regali: anche in questo caso la sezione ha un suo colore. Questa è una sezione piccolina in cui prendo nota di cose che mi piacciono, anche al volo, creo la mia wishlist e annoto le idee regalo per gli altri. Capita spesso che durante una conversazione qualcuno dica “vorrei…mi piacerebbe…mi presteresti…” et voilà! Ecco l’idea regalo.

Sezione note: qui regna il caos ancora, sempre monocolore ma è la zona potenzialmente più ricca di post-it. Ci possono essere link, siti web, e soprattutto la lista dei viaggi che vorrei fare…interminabile!

Non sono poi molti i viaggi che vorremmo fare!
Non sono poi molti i viaggi che vorremmo fare!

Sezione spese: utilizzo questa sezione non tanto per la rendicontazione delle spese ma per delle “valutazioni statistiche” e di budget. Quali spese segno? Solamente quelle personali, quelle che l’anno scorso riportavo nella rubrica controlliamo le spese, quindi make up, abbigliamento…segnando cosa, quando, il prezzo, dove l’ho acquistato e se scontato.

Nelle varie tasche ho inserito: delle etichette colorate riposizionabili (le mie vengono da gadget di fornitori, ma le trovate anche della 3M), post-it piccoli colorati, biglietti da visita, una penna cancellabile (io uso la Pilot Frixion da 0.5 mm, ricaricabile). Come “segnalibro” utilizzo il righello in dotazione all’agenda, il mio è trasparente e mi piace tantissimo. Facilmente riposizionabile, mi permette di arrivare alla settimana corrente in modo semplice.

Le uniche cose che vedete come decorazioni sull’agenda sono le etichette: le ho realizzate con l’etichettatrice di Brother. Questa è meravigliosa, fa anche i decori, i disegnini ecc…troppo bella!
Come avete potuto vedere, non c’è nulla di fantasmagorico nella mia organizzazione. Non ho tempo da perdere in disegnini, adesivi, washi tape e coriandoli vari. E neanche mi va di spendere soldi per queste cose. A parte i calendari settimanali, gli altri fogli cerco di farmeli da sola, con i template che voglio ecc…credo che il risparmio sia notevole. Per far questo però è indispensabile una foratrice a 6 buchi che ho comprato su Amazon. Avevo provato anche con la foratrice classica a due buchi ma non funge allo scopo.

Questo è quanto signori e come sempre ho scritto un papiro! Se avete suggerimenti per un’organizzazione diversa sono tutt’orecchie, anzi tutt’occhi! In un prossimo post vi mostrerò quali altri metodi uso per annotare informazioni…
A presto!

Qui puoi trovare il pdf del template per la programmazione del blog:
template programmazione blog – 335 x 171 mm

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38 Comments

  1. Non ho mai avuto un’agenda cartacea…la perderei! Uso l’agenda di outlook dell’ufficio per ricordare gli impegni importanti (anche personali) e qualche file excel per appuntarmi altre cose…ma niente agenda! 🙂

    1. Io cerco di tenere separato lavoro e vita privata e di conseguenza uso l’agenda di outlook o il calendario in ufficio per gli impegni di lavoro, mentre tutto il resto va sull’agenda personale. Ho sempre avuto un rapporto conflittuale con le agende, ma forse ora stiamo facendo pace 😉

  2. L’agenda è molto bella, comodissima la zip! Io uso l’agenda cartacea in ufficio e appunto tutto su quella, tanto sono sempre qui….poi per gli impegni casa/personali principali annotiamo sul calendario (sennò gli altri fanno sempre finta di non sapere….), invece per le piccole cose vado di liste e post-it….lo so, sono un po’ caotica ma mi ci trovo abbastanza. Ho un’agenda anch’io simil-filofax (mooooooooolto simil, ma è fatta uguale), che utilizzo in altro modo, segnandomi tutti i libri che leggo e i film che vedo e relative mini-recensioni. Non riesco a portarmi l’agenda in borsa, troppo peso, anche se è piccola, e non riesco ad utilizzare quelle mignon, perchè lo sbattimento di mettermi tutte le volte gli occhiali x leggere è troppo!

    1. Quest’anno ho voluto provare a usare agenda personale e planner in casa (quello che avevo mostrato un mese fa sul blog), così a casa rimangono tutte le informazioni per la famiglia, mentre i miei impegni personali, cose da fare ecc le tengo sull’agenda. Per non farla pesare troppo ci tengo solo pochi fogli, solo metà anno di calendario e una penna. Ma non la porterò in viaggio, credo opterò per un miniquadernino dove segnare solo le cose fondamentali (assicurazioni ecc…). Sul formato sono stata combattuta anch’io a lungo, ne volevo una grande abbastanza per scriverci ma non troppo perché non fosse ingombrante…

    1. Grazie per l’organizzatissima 😉 ho molta memoria visiva e quindi usare i colori mi aiuta molto a ricordare almeno le categorie degli impegni/attività. Se avessi visto quella dell’anno scorso saresti inorridita…un caos terribile!

  3. Non ci credo che la tua borsa è incasinata!!! Guarda che agenda hai!!!! Sei tutto ciò che non sono io! Razionale e ordinata! La mia è un vero casino: cicciona al punto che non si chiude più, piena di foglietti vari (tra cui pagine di ricette strappate da giornali). Ma come fai a pianificare tutto!!! Io piango!!! 🙁

  4. Organizzatissima!!!! Io sono sempre stata un’appassionata di agende, soprattutto quando sono belle ed ordinate come la tua!
    Per il 2016 però ho deciso di provare ad utilizzare il calendario del telefono. Lo trovo un mezzo sicuramente più freddo, ma mi permette di risparmiare un po’ di spazio in borsa….vediamo come va, sono sempre in tempo per tornare all’agenda cartacea! 😉

    1. Con il calendario del telefono non mi trovo bene perché mi obbliga ad inserire un orario e magari molte attività o impegni non hanno un orario fisso. Sul fattore spazio in borsa ho pensato a lungo e ho voluto provare a limitare altre cose che di solito mi portavo dietro per nulla, oltre a ridurre il numero di fogli nell’agenda. Poi sì, c’è sempre tempo per cambiare 😉

  5. La verità è che tu sei molto organizzata anche se pensi di non esserlo così tanto, hai anche una grafia ordinata. Dovresti vedere le mie di agende (ed è il motivo per cui non condivido foto del caos primordiale): per l’organizzazione confido sui post-it e prego che rimangano incollati. Fai bene a dividere lavoro e privato, sono quei lussi che non ti puoi permettere molto quando lavori per te e lavoro e vita privata sono più o meno la stessa cosa. E grazie per il link.

  6. Pingback: Cosa c’è nella mia borsa? – ideepensharing

E tu cosa ne pensi?